社員の人事情報に変更がありますと、給与計算にも影響してくることが多いです。ここでは人事情報の整理についてお伝えしていきます。変更があったら、しっかり台帳に整理しておくようにしたいものです。

その月に入社した人、退社した人など、異動があった人についての情報を整理します。
また本人に異動はなくても、結婚や出産で、扶養家族が増えた人もいるかもしれません。逆に、 ご家族に不幸があって扶養家族が減少した人もいるかもしれません。

こうした異動がありますと、給与計算にも影響してきます。
上記の例では、月の途中での入退社は、給与総支給額の計算等に影響します。
また、扶養家族の人数に増減があると、源泉所得税額の計算に影響します。 さらに、扶養手当を支給している場合は、扶養手当の支給額に影響することもあります。

こうした給与計算に関係のある情報を収集しておきます。
この作業は、給与計算時期にやるのではなく、異動があった時点で行うようにした方が良いでしょう。

どのような人事情報が給与計算に必要であるかは、会社の給与体系によって変わってきます。
給与計算を行う準備１と給与計算を行う準備２で把握した、 自社の給与体系に基づいて、給与計算を行うにあたってどのような人事情報が必要となるのか、あらかじめ整理しておきましょう。

たとえばこのほかにも･･･。
会社によっては、通勤距離に応じて、交通費を支給しているところもあるかもしれません。
その場合は、交通費の計算を行うために、変更後の住所も確認しておかなければなりません。
また、住宅手当を支給している会社もあるかもしれません。
一軒家なのか、賃貸住宅なのかで支給額が変わるケースもありますので、そういう場合には、変更後の住居についても情報を集める必要があります。

また、給与を振込みで支払っている場合には、給与の振込先口座の変更を従業員が依頼してくることもあります。この場合は、 振込先口座の情報も必要となってきます。

項目が多くなると、管理も大変になりますから、台帳にまとめておくことをおすすめします。
参考までに、従業員台帳のサンプルをご用意しましたので、ご覧になってみてください。
この台帳の左側が、今回のテーマ人事情報の整理に関係する記入欄になっています。

参考：
給与計算に便利な従業員台帳のサンプル

エクセルで作成してありますので、ダウンロードして使用していただいても構いません。
また、自社の給与体系にあわせて、改変して使用していただいても構いません。

株式会社おぐろ製菓店でも、朋子さんが、従業員に確認しています。

「住所が変わった人はいませんか？」
「扶養に変更があった人は早めに届け出てください。」

何しろもっとも忙しい時期です。
従業員たちは、自分の仕事で手一杯で、住所の変更などがあっても会社に届け出ることを忘れてしまっていることも少なくありません。
小さな会社の場合は、できるだけこのようにして声をかけてあげて、届出漏れのないようにしましょう。

幸い今月は特に異動はなかったようです。
前任者の見附さんが、台帳もきちんと整理しておいてくれましたので、特に必要な作業はありません。
朋子「良かった。じゃ、次はタイムカードの集計ね。」

参考：
株式会社おぐろ製菓店の人事情報一覧表