月々の給与計算を行う際に、まずしなければならないことは、タイムカードの集計です。タイムカード集計の実際についてお伝えするとともに、より簡単に集計をする方法をお伝えしていきます。

タイムカードは、月々の給与計算を行う際の、大切な基礎データとなります。
集計したデータをもとに、各従業員の出勤状況を把握し、給与計算を行います。

参考：一般的なタイムカードの例
※参考例は、タイムカードの裏側になります。
このタイムカードの例では、集計欄は裏側にあります。

まずは、タイムカードの例に基づいて、集計欄の各項目について一般的な内容を簡単に説明していきます。

上段集計欄左側

上段集計欄中央

上段集計欄右側

中段集計欄右側

下段集計欄左側

下段集計欄中央

下段集計欄右側

以上のようになります。
あくまでも参考例であり、すべてのタイムカードの集計欄がこの通りの項目を設けているわけではありませんし、 集計欄の名称もタイムカードによって違います。

この例では、大まかに言いますと･･･。
上段集計欄左側が 「現に就業した日数・時間数」を集計する欄。
上段集計欄中央が 「控除の対象となる欠勤や就労しなかった日数・時間数」を集計する欄。
上段集計欄右側が 「現に会社に就業はしていないが給与支払の対象となる日数・時間数」を集計する欄。
となっています。

ただこれはあくまでも一般的に分類しただけですので、自社に合う集計方法かどうかは会社の給与体系や給与制度によります。

たとえば、小さな会社では、特に慶弔休暇など定めていないところも少なくありません。
その場合、慶弔休暇をわざわざ別に集計することは、あまり意味のないことになります。
逆に慶弔以外に、何か特別な休暇の制度がある場合は、集計欄がないということになります。

また、公用外出などというこじゃれた言葉を使うまでもなく、社長が「おーーーい出勤扱いにしておくぞ」 と一言言えばすむという小さな会社も少なくありません。
その場合には、公用外出などという欄があるからといって、わざわざ別に集計する必要はなく、 その時間は就労の時間に含めておけば良いということになります。

さらには、時間外労働時間の集計欄にしても、法定内残業で割増賃金の対象にならない時間と、 通常の割増賃金の対象となる時間を分けて集計したい、というときには、集計欄が足りないということも出てきます。

というように、一口に集計と言っても、どのように集計するのかは、会社によりケースバイケースということになります。
欄がこうなっているから、と言ってタイムカードに記された集計欄の通りに集計するのではなく、
「自社にとってやりやすいようにアレンジして使う」
ということがポイントになると思います。
欄があると、つい埋めたくなりますが、小さな会社にとってはかえって面倒になるばかりということもありますので、
「出来る限り必要のないことはしないでシンプルに！」
というのもポイントだと思います。

それでは、リンクタイムカードの集計２で株式会社おぐろ製菓店の場合を参考にしながら、 実際の集計作業について見てみることにしましょう！