給与計算に入る前に、給与支給明細書に必要事項を記入しておきましょう。特に難しいことはありませんので、実際に記入例を見てください。

これは、おぐろ製菓店の長岡〇夫さんの給与支給明細書に、朋子さんが計算前の必要事項を記入したものです。

では、参考例に従って、記入事項をひとつずつ簡単に説明していきます。

１．まずは支給年月と氏名を記入します

支給対象となる従業員の氏名と支給対象となる年月を記入します。
おぐろ製菓店のように従業員の人数が少ない会社では特に必要ありませんが、従業員の数が多い会社の場合は、 それぞれの従業員の部署なども記入した方がわかりやすいですね。
そんなときは、氏名記入欄の左上に横線が引いてありますので、その上に、〇〇課、〇〇部などと記入してください。

２．事業所名も記入しておきます

参考例の様式では、事業所名を用紙の左下に記入するようになっていますので記入しておきます。
もちろんゴム印等でもかまいません。

３．空いている欄に所定を記入します

参考例の様式では、所定を記入する欄がありません。
実は市販されている給与支給明細書の中には、こうしたタイプのものが少なくありません。
しかし、所定は、タイムカード集計のポイントでもお伝えしたとおり、 非常に重要な基本となるデータですので、できればきちんと記入しておくことをオススメします。
用紙の空欄、どこでも構いませんので、もし所定の記入欄がなければ、自分で欄を作って記入しておくようにします。
長岡〇夫さんの所定は、２７日・２１６時間でした。

４．算定期間と就業日数を記入します

この月の給与の算定期間がいつからいつまでなのか記入します。
おぐろ製菓店の場合は、給与締め日が毎月２０日です。
したがって、８月分の給与ということですと、前回の締め日７月２０日の翌日の７月２１日から、 今回の締め日の８月２０日までが算定期間となります。
もちろん毎月２５日が締め日、という会社であれば、７月２６日から８月２５日ということになりますね。
それから、この期間のなかで、その従業員が実際に就業した日数を記入します。
集計したタイムカードや、その結果をまとめた一覧表を見ながら転記します。
長岡〇夫さんは、株式会社おぐろ製菓店のタイムカード集計一覧表によれば、 今月は、２７日出勤していますので、そのまま記入します。

５．就業時間を記入します

やはり集計したタイムカードや、その結果をまとめた一覧表を見ながら、就業時間を記入します。
長岡〇夫さんは、今月は２１４時間の就業でした。

６．時間外手当の対象となる時間を記入します

こちらも同様に集計したタイムカードや、その結果をまとめた一覧表を見ながら、時間外手当の対象となる時間を記入します。
長岡さんは、今月時間外手当の対象となる時間としては、早出残業が６時間ありました。
ですので、わかりやすいように（残業）と書いて、６時間と記入します。
もしも早出残業のほかに、休日出勤や深夜の時間があれば、 それぞれ分けてわかりやすいように記入してください。

その他のポイント

たとえば上で説明した所定のように、記入しておきたいんだけれど、 給与支給明細書に記入欄がない、ということが良くあります。
そういうときは、躊躇なく空欄に自分で記入欄を作って、 数字を記入するようにしましょう。
市販の給与支給明細書では、あくまでも一般的な項目しか設けていません。

おぐろ製菓店の場合、タイムカードの集計では、タイムカードの集計欄にあわせて、実際の労働日数・労働時間を就業日数・ 就業時間という名称で集計しました。
ところが、参考例の給与支給明細書では、就業日数・ 就業時間という名称は使わず、労働日数・ 労働時間という名称を使っています。
どちらも同じ内容を指していることは明白ですので、特に気にする必要はありません。
市販のものを使う場合は、こうしたちょっとした用語の違い等は出てきてしまいます。
どうしても気になるという場合は、自社で独自様式を作るより仕方ありませんね。

必要事項の記入作業については以上です。
繰り返しになりますが、ポイントは･･･。
市販の給与支給明細書を使用する場合は、どうしても自社の記入したい項目がなかったり、 項目があっても自社で使用している用語と合わなかったりということが良くあります。
そんなときには、臨機応変に、空欄を使用して自分で項目を作ったり、 読み替えて使用するなど工夫してください。
きちんと理屈が通れば、特に問題はありません。
逆に項目がないからと言って、記入しないでおくと、従業員にとって非常にわかりづらい給与支給明細書になってしまいます。