給与計算ソフトを導入したとして、いちばん便利になる点は、もしかしたらここかもしれませんね。 ではどのように便利になるのでしょうか？

朋子さん、急に給与計算業務をやることになって、いちばん困ったのはどういうことでしたか？

朋子「そうね。困ったことはたくさんあったけど･･･。まず最初に、 この会社がどんな仕組みで給与計算をやっているのか良く分からなかったから、それを調べるのにすごく時間がかかったような気がする。」

なるほど。当たり前ですが、給与計算をやる前に、給与計算の仕組みがどうなっているのかがわからなければ、そもそも計算できませんからね。でも、 これが難しかったわけですね。

朋子さんがなんとかおぐろ製菓店の給与計算の仕組みを把握するためにがんばっている様子は給与計算を行う準備１と給与計算を行う準備２でお伝えしています。 だいぶ苦労したようですからね。その気持ち、良くわかります。

給与の締め日と支払日はいつなのか、月給制なのか時間給なのか、 残業したときの割増はどのようにするのか、交通費や各種手当はどんなものをどのような基準で支給しているのか、控除項目はどうか･･･。調べなければならない給与計算の仕組みはたくさんあります。 こうしたことを全部把握しなければならないのですから大変です。

でも、給与計算ソフトを導入すると、このあたりのことは給与計算ソフトがだいたい憶えていてくれるんですよ。

もちろん給与計算ソフトによっても違いますが、ある程度の価格の給与計算ソフトですと、 自社の給与体系や給与計算の仕組みをかなり細かいところまで設定しておくことが可能です。

上記で例として挙げた項目などは、ほとんど設定しておくことができるでしょう。一度設定をしてしまえば、あとは翌月も、その翌月も、 この設定に基づいて同じように計算してくれます。

ですから、たとえばおぐろ製菓店のケースのように、急に担当者が変更になったなどというケースでも、 新しい担当者が一から給与制度を調べなおしたりしなくても、給与計算ソフトが憶えてくれている給与体系・給与計算の仕組みの通りに計算すれば良い、 ということになります。

それで、あとは就業規則や賃金規定が変更になって給与体系が変わったときなどに、それに合わせて変更点を設定しなおせば良いだけです。

朋子「それ、いい！そんなのがあったら、私もあんなに苦労しなくても済んだかも･･･。」

もちろん何から何まですべてというわけには行かないかもしれません。自社専用の給与計算ソフトでない限りは、 どうしても人間の頭で憶えておかなくてはならないこともあるでしょう。就業規則を見てみないとわからない、というところもあることでしょう。 でも、基本的な給与計算の仕組みは給与計算ソフトの方で憶えていてくれるというのですから、これは便利です。

さらに、単に便利というだけではありません。

おぐろ製菓店のように、急に担当者が不在になってしまうというようなケースも中小企業では起こりうる危機ですから、 そうした危機に対する備えとしての意味も大きいものがあるのではないでしょうか？

いろいろあります！給与計算ソフト

たとえばこんな設定もできます
注： 私が使っているソフト、シャルフの例です

「日給月給制の社員には、２０日以上出勤した場合には５０００円の皆勤手当を支給し、 １８日以上出勤した場合には２０００円の精勤手当を支給する。一方、時給制の社員には、 ２０日以上出勤の場合だけ５００円の精勤手当を支給する」

かなり複雑ですが、このような仕組みも簡単に設定することが可能です。あとは毎月の給与計算のときに、 社員ごとに出勤日数を入力すれば、自動的に手当を支給するかどうか、金額はどうかを判定して計算結果に反映してくれます。

「アルバイト社員に、通近距離に応じて出勤１日につき１００円または８０円の通勤手当を支給する。 ただし上限は月額２０００円とする。」

このような仕組みも設定しておくことができます。毎月の給与計算のときに出勤日数を入力すれば、 自動的に各人の通勤手当を計算してくれます。もちろん通近距離に応じて、非課税部分も自動的に計算して、表示してくれます。