「人事情報の整理」が楽になるのもメリットです
市販の給与計算ソフトでは、給与計算に関係のある人事情報については、給与計算ソフトの中でデータとして保存してくれるものが多いです。台帳をひっぱり出して確認して給与計算を行う、といった作業が格段に少なくなることでしょう。
人事情報の整理でお伝えしましたが、従業員の入社、退社や扶養家族の増減など、給与計算に直接関係してくる人事情報は多いです。
従って、人事情報の整理でもお伝えした通り、なんらかの形で従業員台帳といったものを作成している会社は多いことと思います。
給与計算ソフトを導入しますと、こうした給与計算に関係する人事情報については、給与計算ソフトにあらかじめ設定しておくことになります。もちろん給与計算ソフトと言っても本当にいろいろありまして、ごく簡単な仕組みのものの中には、このようなデータを保存しておく機能を持たないものもありますが、有名どころの弥生給与
そして、この設定された人事情報に基づいて、月々の給与計算を行ってくれるということになります。手計算で給与計算業務を行う場合には、この従業員の扶養人数は何人だったかな･･･？と確認したい場合には、従業員台帳を出して確認しなければなりません。
一方、給与計算ソフトで給与計算業務を行う場合には、あらかじめこうした人事情報は給与計算ソフトの方に設定されていて、ソフトの方で記憶してくれているわけですから、いちいち台帳を引っ張り出して確認する場面は非常に少なくなることでしょう。
確認したい場合でも、画面上で確認すればＯＫですので、大きく手間が省けるポイントのひとつだと思います。
もちろん最初に給与計算ソフトを導入するときには、給与計算の対象となるすべての従業員のデータを入力しなければなりませんから人数が多いとなかなか大変です。
しかし、いったん入力して設定してしまえば、なんらかの事故でデータが破損してしまったりしない限りは、ずっと給与計算ソフトが記憶し続けてくれますから非常に楽です。
人事情報に変更があったときにも、この給与計算ソフトのデータを変更すれば、あとは自動的にその変更点を反映して給与計算を行ってくれます。間違いも少なくなりますね。
朋子「これも便利そうね。コンピュータが記憶していてくれるんなら、私の記憶なんかよりずっと安心(笑)。」
朋子さんも記憶力が良い方ですが、こうした単純な記憶なら、やっぱりコンピュータにはかないません。ただし、あまりコンピュータを過信しすぎるのも問題ですから注意してください。
いつ故障するかもしれませんから、データのバックアップを頻繁にとっておくことは最低限必要な作業となります。また、コンピュータが記憶してくれているからといって、紙の従業員台帳をつけない、といったことも感心しません。
紙のデータは紙のデータで何かあったときには必ず必要になるものですから、きちんとつけておくようにしたいものです。実際のところ、私も給与計算ソフトを使っていても、紙の従業員台帳は必ず記載するようにしています。
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2006年02月05日 01:43 このエントリーのトラックバックURL: このリストは、次のエントリーを参照しています: 「人事情報の整理」が楽になるのもメリットです:
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