給与計算ソフトを導入したいと思っていますが、いったいいつから導入したら良いのでしょうか？ いつからでも導入できるのでしょうか？

このご質問は、私の事務所のお客様から受けた質問です。が、結構同じようなことを聞かれる機会が多いですので、 こちらでもご紹介しておきます。

はっきり言いますと、「いつからでも良いです」というのが回答です。

私もすべての給与計算ソフトを見ているわけではないので、もちろんソフトによっては、１月１日からじゃないと導入できません！ などという変わったものもあるかもしれませんが･･･。一般的な給与計算ソフトの場合は、１年のいつの時点からでも導入してすぐに給与計算が行えるようになっています。

たとえば、弥生給与でお馴染みの弥生株式会社では、弥生給与のＱ＆Ａの中で、「年度の途中からでも導入できますか？」 という質問に対して、「どの月の給与や賞与からでも導入できます。 年末調整処理からはじめることも可能です。」と回答しています。思い立った日が吉日です。 本当に便利で一度使ったら手放せなくなること請け合いですので、ぜひ給与計算ソフトを使ってみてください。下記のリンクから、弥生給与の無料体験版がダウンロードできます！

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ただ少々蛇足ですが、給与計算ソフト上で、年末調整や社会保険の算定基礎調査、 労働保険の年度更新などを行うための集計機能を利用する場合には注意が必要です。

たとえば、年末調整業務を行うためには、その年の１月から１２月までの給与、賞与のデータが必要です。仮に、 １１月から給与計算ソフトを導入した場合、給与計算ソフトがデータとして保存しているのは、１１月の給与と、１２月の給与、 賞与のデータだけということになります。

１月～１０月までの間に手計算で支給した給与、賞与のデータは、給与計算ソフトの中には入っていません。したがって、 給与計算ソフトで年末調整を行おうと思っても、行うためのデータがない、ということになってしまうのです。

この場合、解決策は２つあります。１つは、その年はとりあえず今までどおり手計算で年末調整業務を行って、 給与計算ソフトを使って年末調整業務を行うのは来年からとする、という方法。

もう１つは、１月～１０月までのデータを、給与計算ソフトに自分で入力してしまい、その年から年末調整業務を行うという方法です。 多くの給与計算ソフトでは、過去のデータを入力する機能がついています。例えば、弥生給与でも、「過去データの修正」機能を使用すれば、 導入前の過去の給与や賞与の明細も入力できます。

最初のやり方はちと悔しいですよね。せっかく給与計算ソフトを導入したというのに、年末調整は来年から、 ということになってしまったら･･･。

ただ、２つめのやり方は、ちょっとわずらわしいです。今までの手計算のデータを給与計算ソフトに入力しなければなりませんから。 正確に入力しなければなりませんし、人数が多くなると入力だけでも結構大変です。

考えなければならないとすると、このあたり、ということになります･･･。

参考までに、こうした集計の対象となる業務と、その対象となる期間について下記にまとめておきます。

たとえば、１月から導入するとすると、年末調整と算定基礎調査については、 その年から給与計算ソフトの集計機能が利用できます。でも、年度更新業務については、前年の４月から今年の３月までのデータを集計しないといけませんから、 今年の１～３月分のデータはあっても、前年の４月～１２月までのデータはありません。今年から集計機能を利用しようと思ったら、 この分は手入力が必要ということになります。

それではということで、４月から導入するとしますと、 算定基礎調査は問題なくその年から利用できますが、年度更新は来年分からとなりますし、年末調整については１～３月分は手入力をしなければならない、ということになります。

以上見ていただいて分かる通り、給与計算ソフトのすべての集計機能を利用しようと思えば、いつから導入したとしても、 結局何ヶ月かは手入力が必要ということになります。

ですから、このあたりは、足りない分のデータを手入力で行うのが簡単か、その年は手計算で集計業務を行う方が簡単か、 自社のご事情に合わせて、割り切って導入していただくのが良いと思います。

※給与計算ソフトによっては、集計業務ごとに、簡単な入力方法をあらかじめ用意しているものもあります。 ちなみに私が利用している社労士用の業務ソフトなどはそのようになっています。